Verwerkersovereenkomst

Artikel 1 — Partijen

Door registratie op het VoiceBridge-platform aanvaardt de diëtist de voorwaarden van deze verwerkersovereenkomst. De overeenkomst treedt in werking op het moment van acceptatie.

Artikel 2 — Grondslag en doel van de verwerking

VoiceBridge verwerkt persoonsgegevens uitsluitend:

• ter uitvoering van de dienst zoals overeengekomen met de diëtist;
• op schriftelijke instructie van de verwerkingsverantwoordelijke;
• voor zover noodzakelijk voor de in Artikel 3 genoemde doeleinden.

Doeleinden van de verwerking:

• Beheer van cliëntendossiers van de diëtist;
• Registratie en opslag van consultaties en samenvattingen;
• AI-ondersteunde real-time vertaling van gesprekken (NL ↔ AR/TR/BER);
• Opslag van voortgangsgegevens (gewichtsmetingen, supplement-adviezen);
• Faciliteren van communicatie tussen diëtist en cliënt.

Artikel 3 — Aard van de persoonsgegevens

In het kader van deze overeenkomst worden de volgende categorieën persoonsgegevens verwerkt:

De betrokkenen zijn de cliënten van de diëtist en de diëtist zelf.

Artikel 4 — Verplichtingen van VoiceBridge als verwerker

VoiceBridge verbindt zich tot het volgende:

1. Verwerking uitsluitend op aantoonbare instructie van de diëtist, behoudens wettelijke verplichtingen;
2. Geheimhouding — medewerkers en sub-verwerkers zijn contractueel gebonden aan vertrouwelijkheid;
3. Implementatie van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen (zie Artikel 5);
4. Bijstand verlenen bij het nakomen van rechten van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering);
5. Melding van datalekken binnen 24 uur na ontdekking aan de diëtist (zodat de diëtist de AP-meldtermijn van 72 uur kan halen);
6. Na afloop van de overeenkomst: alle persoonsgegevens verwijderen of teruggeven op verzoek;
7. Op verzoek een audit mogelijk maken om naleving van deze overeenkomst te verifiëren.

Artikel 5 — Beveiligingsmaatregelen

• Encryptie in transit: TLS 1.3 via Railway SSL (HTTPS verplicht)
• Encryptie at-rest: Consulttranscripten versleuteld met AES-128-CBC (Fernet) op veldniveau
• Toegangscontrole: JWT-authenticatie; row-level security per diëtist op alle queries
• Wachtwoorden: Opgeslagen als bcrypt-hash (nooit plain-text)
• Input-validatie: XSS-preventie op alle API-endpoints via sanitization
• Security headers: HSTS, X-Frame-Options, CSP, X-Content-Type-Options, Referrer-Policy
• Rate limiting: Inlogpogingen beperkt tot 5 per minuut
• JWT-rotatie: Tokens verlopen bij wachtwoord wijziging
• Monitoring: UptimeRobot health checks elke 5 minuten
• CI/CD: GitHub Actions voert geautomatiseerde tests uit bij elke deployment

VoiceBridge zorgt voor periodieke updates van beveiligingsmaatregelen en voert minimaal jaarlijks een kwetsbaarhedenscan uit op de afhankelijkheden.

Artikel 6 — Sub-verwerkers

VoiceBridge maakt gebruik van de volgende sub-verwerkers:

VoiceBridge informeert de diëtist ten minste 14 dagen van tevoren over wijzigingen in de lijst van sub-verwerkers. De diëtist heeft het recht bezwaar te maken. Transcriptiedata die via de Claude API wordt verwerkt, bevat gepseudonimiseerde tekst zonder directe identificatoren.

Artikel 7 — Rechten van betrokkenen

De diëtist is als verwerkingsverantwoordelijke primair verantwoordelijk voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen (cliënten). VoiceBridge ondersteunt dit:

• Recht op inzage (Art. 15 AVG): Volledig machineleesbaar gegevensoverzicht per cliënt beschikbaar in het platform; cliënten met portaaltoegang kunnen daarnaast zelf hun portaalgegevens downloaden;
• Recht op rectificatie (Art. 16 AVG): Cliëntgegevens zijn direct bewerkbaar in het platform;
• Recht op verwijdering (Art. 17 AVG): Verwijderen archiveert het dossier (soft delete, conform de WGBO-bewaarplicht van 20 jaar); op uitdrukkelijk verzoek van de cliënt kan de praktijkeigenaar het dossier definitief vernietigen. Declaratiegegevens worden daarbij geanonimiseerd bewaard vanwege de fiscale bewaarplicht (Art. 17 lid 3 sub b AVG);
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (Art. 20 AVG): Export in machineleesbaar formaat (JSON) beschikbaar in het platform.

Artikel 8 — Bewaartermijn

VoiceBridge bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. De volgende termijnen gelden:

• Medische dossierdata (cliënten, consultaties, gezondheidsdata): minimaal 20 jaar na de laatste wijziging conform WGBO (Art. 7:454 lid 3 BW), tenzij de diëtist anders beslist;
• Accountgegevens diëtist: tot beëindiging van het abonnement + 30 dagen;
• Consulttranscripten: conform instelling diëtist — standaard bewaard gedurende actief abonnement;
• Logbestanden: maximaal 90 dagen.

Na beëindiging van het abonnement worden alle gegevens binnen 30 dagen verwijderd, tenzij export is aangevraagd.

Artikel 9 — Datalekken en incidentprocedure

Bij een (vermoedelijk) datalek:

1. VoiceBridge meldt het incident binnen 24 uur per e-mail aan de diëtist;
2. De melding bevat: aard van het incident, categorieën betrokkenen, geschatte omvang, getroffen maatregelen;
3. De diëtist is verantwoordelijk voor de melding aan de AP binnen 72 uur (Art. 33 AVG) indien vereist;
4. VoiceBridge verleent volledige medewerking bij onderzoek en herstel.

Contactadres voor datalekken: security@voicebridge.nl

Artikel 10 — Aansprakelijkheid

VoiceBridge is aansprakelijk voor schade als gevolg van verwerking die in strijd is met deze overeenkomst of de AVG, voor zover VoiceBridge daarvoor verantwoordelijk is. De aansprakelijkheid van VoiceBridge is beperkt tot het bedrag dat de diëtist in de 12 maanden voorafgaand aan het incident heeft betaald.

De diëtist vrijwaart VoiceBridge voor aanspraken van derden die voortvloeien uit het niet-naleven van de AVG door de diëtist als verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 11 — Duur en beëindiging

Deze overeenkomst is van kracht zolang VoiceBridge persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de diëtist. De overeenkomst eindigt automatisch bij beëindiging van het abonnement.

Bij beëindiging verwijdert VoiceBridge alle persoonsgegevens binnen 30 dagen, tenzij bewaarplicht van toepassing is. Op verzoek wordt een schriftelijke bevestiging van verwijdering verstrekt.

Artikel 12 — Overige bepalingen

• Toepasselijk recht: Nederlands recht; geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam;
• Wijzigingen: VoiceBridge kan deze overeenkomst wijzigen na 30 dagen schriftelijke kennisgeving. Voortgezet gebruik geldt als aanvaarding;
• Prioriteit: Bij tegenstrijdigheid gaat deze DVO voor op de algemene gebruiksvoorwaarden voor wat betreft gegevensverwerking;
• Toezichthouder: De diëtist heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Artikel 13 — Acceptatie